Selling Hardware

initial version: 22.08.2007, Marc Petitmermet
modification:    03.06.2010, Marc Petitmermet
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Here is the most important chapter about selling hardware.

Weisung über das Inventarwesen an der ETH Zürich (Mobilien, Sondervermögen, Vorräte) [1]

8.1. Verkauf, Verschrottung, Eintausch und Verschenkung von Geräten

Für Verkauf, Verschrottung, Eintausch (auch Eintausch für Upgrade-Geräte) oder Verschenkung von Geräten sind zuständig (Art. 96 Finanzreglement):

1. bei einem ursprünglichen Anschaffungspreis von bis zu CHF 50'000.-: der Budgetverantwortliche unter Mitteilung an den Departementsvorsteher bzw. den Infrastrukturbereichsleiter;
2. bei einem ursprünglichen Anschaffungspreis von mehr als CHF 50'000.-: der Vizepräsident für Forschung und Wirtschaftsbeziehungen unter Mitteilung an den Departementsvorsteher bzw. den Infrastrukturbereichsleiter.

Diese Zuständigkeiten gelten auch, wenn eine Professur oder Or-ganisationseinheit aufgehoben wird oder wenn ein Gerät für einen Neukauf oder ein Upgrade-Gerät in Zahlung gegeben wird. (Fassung vom 28.08.2009, in Kraft seit 1.9.2009)

Bei allen Verkäufen ist die von der Abteilung Rechnungswesen zur Verfügung gestellte Übergabebescheinigung [2] zu unterzeichnen.

8.2. Verkaufserlösverbuchung bei Verkäufen an Dritte (Fassung vom 28.08.2009, in Kraft seit 1.9.2009)

Bei einem Geräte-Verkauf an eine externe Stelle wird der Erlös zu 50% einem Fonds der verkaufenden Organisationseinheit gutgeschrieben, 50% gehen auf den Fonds Nr. 2-76214-01 "Occasionsgeräteverkäufe ETHZ". Besteht die Veräusserung darin, dass ein Gerät in Zahlung für einen Neukauf oder Upgrade gegeben wird („Trade-In“ Geschäft), sind ebenfalls grundsätzlich 50% des erzielten Eintauschpreises dem Fonds Nr. 2-76214-01 „Occasionsgeräteverkäufe ETHZ " via Umbuchung gutzuschreiben. Bei Trade-In Geschäften kann jedoch in Ausnahmefällen von der Erlösverbuchungs-Regel abgewichen werden, unter der Voraussetzung, dass vorab der Vizepräsident Forschung und Wirtschaftsbeziehungen konsultiert und bei ihm eine Ausnahmeregelung erwirkt wurde.

8.3. Spezielle Bestimmungen bei der Weiterverwendung von EDV

Bei einer Weitergabe von EDV-Anlagen, ist die abgebende Einheit dafür verantwortlich, dass keine Daten oder Programme Unberechtigten überlassen werden.

Software darf generell nicht nach extern verkauft oder verschenkt werden.

Informatikmittel dürfen frühestens 3 Jahre nach der Anschaffung nach extern verkauft werden.

Für den Verkauf von Hardware gelten folgende Richtlinien; Ausnahmen müssten vom Direktor Informatikdienste bewilligt werden:

• nach 1 Jahr: 80% des Anschaffungswertes
• nach 2 Jahren: 50% des Anschaffungswertes
• nach 3 Jahren: 10% des Anschaffungswertes
• nach 4 Jahren: pauschal CHF 100.- für Computersysteme inkl. Tastatur,

einzelne Peripheriegeräte (Monitore) können für CHF 50.- abgegeben werden.

Source

[1] http://www.rechtssammlung.ethz.ch/pdf/220_Weisungen_Inventarwesen.pdf
[2] https://www1.ethz.ch/fc/docs/vermoegen/uebergabebescheinigung.pdf